Wenn Sie für einen Milliardär arbeiten …

Liebe Mitarbeiter und Dienstleister,

als Team sind wir außergewöhnlich erfolgreich geworden. Das verdanken wir nicht nur brillianten Ideen und harter Arbeit, sondern auch einer effektiven und klaren Kommunikation. Ich habe jedoch festgestellt, dass es hier und da noch Verbesserungspotenzial gibt. Darum teile ich heute meine Erwartungen und eine strukturierte Methode, um Probleme anzugehen.

Warum diese Richtlinie?

Zeit ist kostbar – unsere und die unserer Kunden. Unklare Kommunikation führt zu Missverständnissen, Ineffizienz und letztendlich zu verpassten Chancen. Mein Ziel ist es, dass wir Probleme schnell erkennen, klar benennen und zielgerichtet lösen – und das immer mit Respekt und Empathie.

Die Struktur für effektive Problemlösung

Ich erwarte, dass jede Problemmeldung und jeder Lösungsvorschlag folgende Elemente enthält:

1. Das Problem klar benannt: Was ist das konkrete Problem? (z.B. “Umsatzverfehlung im Vertrieb”, “Trauerfall in der Familie eines Mitarbeiters”)
2. Umfassende Problembeschreibung (max. 500 Zeichen):
   • Thema: Was ist der Kern des Problems?
   • Betroffene: Wer ist direkt oder indirekt betroffen?
   • Ereignis: Was ist konkret passiert?
   • Vorlauf: Gab es Warnsignale oder eine Vorgeschichte?
   • Konsequenzen: Welche Auswirkungen hat das Problem?
3. Ursachenskizze:
   • Wer (oder was) hat das Problem verursacht oder dazu beigetragen?
   • Wie relevant ist der jeweilige Faktor (z.B. “hohe Relevanz”, “mittlere Relevanz”, “geringe Relevanz”)?
4. Lösungsvorschläge:
   • Lösung 1: Der bevorzugte Lösungsweg mit Begründung.
   • Alternative 2: Ein alternativer Lösungsweg, falls Lösung 1 nicht umsetzbar ist.
5. Was wurde bereits getan? Was habe ich oder andere bereits unternommen, um das Problem zu lösen oder die Lösung vorzubereiten?
6. Wer, Was, Wann? Wer kann konkret was tun, um zur Lösung beizutragen, und wie lange wird es dauern?
7. Was kann ich tun? Was kann der meldende Mitarbeiter selbst zur Lösung beitragen, und wie hoch ist der Aufwand dafür (z.B. “gering”, “mittel”, “hoch”)?
8. (Optional) Kosten: Welche Kosten sind mit den Lösungsvorschlägen verbunden?
9. (Woran erkennen wir den Erfolg?) Welche messbaren Kriterien zeigen, dass die Lösung erfolgreich ist?

Beispiele:

Beispiel 1: Problem im Vertrieb – Umsatzverfehlung um 30%

1. Problem: Umsatzverfehlung im Vertrieb um 30%
2. Problembeschreibung (480 Zeichen): Thema: Umsatzrückgang. Betroffene: Unternehmen, Vertriebsteam, Investoren. Ereignis: Umsatz 30% unter Ziel im Q3. Vorlauf: Sinkende Kundenzufriedenheit, steigender Wettbewerb. Konsequenzen: Gewinnrückgang, Imageverlust, ggf. Personalabbau.
3. Ursachenskizze:
   • Vertriebsteam: Mangelnde Motivation (hohe Relevanz)
   • Produkt: Wettbewerbsfähigkeit gesunken (mittlere Relevanz)
   • Marketing: Ineffektive Kampagnen (mittlere Relevanz)
4. Lösungsvorschläge:
   • Lösung 1: Vertriebsteam durch Bonusprogramm motivieren, Produkt verbessern, Marketingkampagnen optimieren.
   • Alternative 2: Fokus auf profitablere Kundensegmente, Kosten reduzieren.
5. Was wurde bereits getan? Marktanalyse in Auftrag gegeben, Vertriebsteam informiert.
6. Wer, Was, Wann?
   • Marketing: Kampagnen optimieren (2 Wochen)
   • Produktentwicklung: Produkt verbessern (6 Wochen)
   • Vertriebsleitung: Bonusprogramm entwickeln (1 Woche)
7. Was kann ich tun? Feedback von Kunden sammeln (Aufwand: mittel).
8. (Optional) Kosten: Bonusprogramm, Marketingkampagnen, Produktentwicklung.
9. (Woran erkennen wir den Erfolg?) Umsatzsteigerung, höhere Kundenzufriedenheit, verbesserte Marktposition.

Beispiel 2: Problem in der Familie – Todesfall

1. Problem: Todesfall in der Familie eines Mitarbeiters.
2. Problembeschreibung (420 Zeichen): Thema: Trauerfall. Betroffene: Mitarbeiter, Familie, Team. Ereignis: Vater des Mitarbeiters verstorben. Vorlauf: Keine. Konsequenzen: Arbeitsausfall, emotionale Belastung, ggf. Leistungsabfall.
3. Ursachenskizze:
   • Schicksal: Todesfall (hohe Relevanz)
4. Lösungsvorschläge:
   • Lösung 1: Mitarbeiter bezahlten Sonderurlaub gewähren, Unterstützung anbieten (Gespräche, Trauerbegleitung).
   • Alternative 2: Aufgaben im Team verteilen, flexible Arbeitszeiten anbieten.
5. Was wurde bereits getan? Persönliches Gespräch mit dem Mitarbeiter geführt, Beileid ausgesprochen.
6. Wer, Was, Wann?
   • HR: Sonderurlaub genehmigen (sofort)
   • Team: Aufgaben verteilen (1 Tag)
   • Vorgesetzter: Unterstützung anbieten (fortlaufend)
7. Was kann ich tun? Anteilnahme zeigen, Unterstützung anbieten (Aufwand: gering).
8. (Optional) Kosten: Bezahlter Sonderurlaub, ggf. Kosten für Trauerbegleitung.
9. (Woran erkennen wir den Erfolg?) Mitarbeiter fühlt sich unterstützt, kann nach angemessener Zeit wieder in den Arbeitsalltag integriert werden.

Warum ist das so wichtig?

In beiden Beispielen sehen wir, dass die Struktur hilft, das Problem zu verstehen, die Ursachen zu erkennen und gezielte Lösungen zu entwickeln. Im Vertrieb können wir so schnell gegensteuern und unsere Ziele erreichen. Im Fall des Trauerfalls können wir unserem Mitarbeiter in einer schweren Zeit mit Würde und Respekt zur Seite stehen.

Ich erwarte von jedem von Euch, dass diese Struktur bei der Problemanalyse und Lösungsfindung konsequent angewendet wird. Dies wird uns helfen, effizienter zu arbeiten, bessere Entscheidungen zu treffen und eine starke Unternehmenskultur zu pflegen, in der Wertschätzung und Menschlichkeit im Mittelpunkt stehen.

Vielen Dank für Eure Mitarbeit!